Als aan een medewerker een auto ter beschikking wordt gesteld, dan gaat de belastingwet ervan uit dat die auto ook voor privé-ritten wordt gebruikt. De medewerker moet over dat privé-gebruik belasting betalen. Hierop geldt één uitzondering: als de medewerker kan aantonen dat de auto alleen maar zakelijk wordt gebruikt, dan valt er niets te belasten.

Met een zogenaamde “verklaring van geen privégebruik auto” kan de auto van de zaak buiten de salarisadministratie worden gehouden. Er hoeft door de werkgever dan geen loonbelasting te worden ingehouden. Maar let op, het is niet eenvoudig om aan te tonen dat er geen privé-ritten worden gemaakt. De Belastingdienst eist daarvoor een gedetailleerde rittenadministratie.

In een recente uitspraak van de belastingrechter sjoemelde een DGA met zijn rittenadministratie. Op het eerste oog was er met die administratie niets aan de hand. Bij nader onderzoek van de kilometerstanden die de DGA bij tank- en onderhoudsbeurten had opgegeven ging het fout. Volgens een fabrieksopgave loopt de betreffende auto normaal gesproken gemiddeld bijna 1 op 19. Op basis van de informatie van de DGA liep de auto in zijn geval 1 op 11.

De DGA gaf aan dat hij bij het tanken bewust onjuiste kilometerstanden had opgegeven. Hiermee wilde hij voorkomen dat het leasebedrag te hoog zou worden. Maar dat argument hielp hem niet. De inspecteur vond de rittenadministratie niet geloofwaardig en bij de onderneming viel een belastingaanslag op de mat. De belastingrechter was het hiermee eens, de DGA had immers zelf het controleren van de kilometeradministratie onmogelijk gemaakt.

Deze zaak maakt duidelijk dat werkgevers risico's kunnen lopen indien voor één of meerdere werknemers een “verklaring van geen privégebruik auto” wordt aangevraagd. Wit u de risico’s die uw onderneming loopt in kaart brengen? Of overweegt u voor één van uw medewerkers een belastingvrijstelling voor de auto van de zaak aan te vragen? Aarzel dan niet en neem vrijblijvend contact met ons op, samen met u zorgen wij ervoor dat alles goed geregeld wordt.